Vejledning til import af posteringer fra Bookhus til økonomisystem

INDHOLDSFORTEGNELSE

• Udlæsning af posteringer fra Bookhus.
• Opsætning af kontonumre i Bookhus til Stort udtræk
• Posteringernes opbygning
  • Booking
  • Indbetaling
  • Udbetaling/Tilbagebetaling
  • Eksemple på opsætning
  • Afstem af indtægter på de enkelte huse
• Afstemning af forudbetalinger ved årsafslutning
• Korrektioner i Bookhus
• Eksportfilens opbygning
• Økonomisystemet
  • Håndtering af posteringer i økonomisystem
  • Import af posteringer
  • Bogføring af reguleringer

Udlæsning af posteringer fra Bookhus.

Der er 2 overordnet metoder at sætte trække data ud fra Bookhus. Denne beskrivelse vil gennemgå det store udtræk. Med dette menes at der trækkes data ud pr hus, og at div konti er opsat i Bookhus så de matcher de konti der findes i jeres økonomi system. I modsætning til det lille udtræk hvor der ikke afstemmes per hus, men blot trækker totale indtægter ud.

Benytter man den lille metode vil man bruge samme lister, dog vil du skulle lave afstemningen manuelt, da udtrækket ikke vil placere indtægterne pr hus, men i en total sum.

Vi anbefaler at man sætter Bookhus op, til det store udtræk.

Under menupunktet Administration i Bookhus finder du elementet Økonomi under fanen Generelt.

I elementet Økonomi klikker du på “Økonomiudtræk” for at hente posteringer.

I skærmbilledet Generer udtræk har du mulighed for at oprette et nyt udtræk eller hente tidligere generede udtræk. 

Det anbefales at funktionen “Ikke tidligere hentet” benyttes for at sikre at alle posteringer der ikke tidligere er udlæst, vil blive udlæst. Klik på knappen “Generer udtræk” og når udtrækket er generet, hentes filen ved at klikke på knappen “Hent” i den øverste linje i listen.

Antal rækker kan bruges til kontrol i forbindelse med import i økonomisystemet, hvor der skal være samme antal rækker i kassekladden der importeres til.

Udtrækket er i formatet .csv (semikolonsepareret) og gemmes typisk i mappen overførsler, hvorfra filen kan importeres i økonomisystemet.

Før der kan udlæses posteringer, skal der laves en opsætning af kontonumre i Bookhus, se vejledningen herunder.

Opsætning af kontonumre i Bookhus til Stort udtræk

Under menupunktet Administration i Bookhus finder du elementet Økonomi under fanen Generelt.

I elementet Økonomi klikker du på “Kontonumre” for at sammenkoble finanskontonumre fra kontoplanen i økonomisystemet til kontotyperne i Bookhus.

Klik på “Tilføj ny” og udfyld felterne

Kaldenavn = Kontonummeret fra økonomisystemet

Konto = Se vejledningen herunder

Hus = Vælg et specifik hus til f.eks. Lejeindtægtskonti eller “Alle” til f.eks Bankkontoen

Bookhus har følgende opsætningsmuligheder for kontonumre på posteringer der kan overføres til økonomisystemer.

Posteringernes opbygning

Booking

Indbetaling

Udbetaling/Tilbagebetaling

Eksemple på opsætning

Afstem af indtægter på de enkelte huse

Under Administration - > fanen generelt -> rapporter

Fanen Økonomi rapporter - > Afstemningsliste

Rapporten viser lejeindtægter samt indtægter for ekstraopkrævninger og elafregning for alle bookinger, der ligger i den valgte periode.
Hvis en booking er slettet tæller den ikke med.
Der vises også hvor meget der er indsat på afbestillingskontoen for emnet. Her tæller slettede bookinger med.

Trækkes listen ud i Excel kan denne let bruges til at afstemme med.

Afstemning af forudbetalinger ved årsafslutning

Her kan du med fordel bruge listen Booking oversigt (Excel)., Listen viser en oversigt over alle bookinger og deres indbetalinger.

Denne indstilling benyttes til afslutning for året 2021. Benyt altid næste regnskabsår som udgangs til forudbetalinger.

Indtægterne vises i kolonne M 

Ved at summere disse i Excel pr hus, kan man finde totalen for forud indbetalinger.

Korrektioner i Bookhus

Der kan være mange grunde til at man har brug for at korrigere posteringer i Bookhus, for at sikre at disse stemmer med økonomisystemet. Dette ses ofte, hvor transaktioner sker direkte fra økonomisystemet uden om Bookhus.

I dette tilfælde er det vigtigt at man ajourfører Bookhus, således at Bookhus udtrækket stemmer med økonomisystemet. 

For at lave en korrektion skal du gå ind på bookingen.

Administration -> Generelt -> Håndter bookinger.

Åben den booking der skal korrigeres, og gå til fanen Bookinghistorik.

Under Finans finder du en knap der hedder Opret Postering.

Her kan den nye postering oprettes og knyttes til debet og kredit konto svarende til jeres økonomi system.

Posteringen vil hentes ud ved næste udtræk, og afstemme posteringen i jeres økonomisystem.

Eksportfilens opbygning

Økonomisystemet

Håndtering af posteringer i økonomisystem

Import af posteringer

Der kan med fordel oprettes en separat kassekladde i økonomisystemet til import af posteringer fra Bookhus, så der kan laves en ekstra kontrol på antal af eksporterede og importerede posteringer. Når posteringer er importeret og antallet kontrolleret kan det være en god ide at bogføre kassekladden.

Der bør ikke ændres i dato, kontonummer, tekst og beløb på importerede posteringer, da der så vil være differencer mellem udlæsning fra Bookhus og bogførte posteringer i økonomisystemet.

Bogføring af reguleringer

Når bankkontoen afstemmes op mod kontokortet for bankkontoen i økonomisystemet, kan der forekomme posteringer fra Bookhus, der ikke har resulteret i ind- eller udbetalinger på bankkontoen. Dette kan eksempelvis ske omkring et månedsskifte, hvor en booking er oprettet og betalt i Bookhus den sidste dato i måneden og først registreret på bankkontoen i starten af den efterfølgende måned. Disse posteringer kan med fordel konteres på en periodiseringskonto med teksten “Reservationsnummer - Bookhus ikke Bank” og når posteringen i efterfølgende måned findes på bankkontoudtoget og ikke er på kontokortet i økonomisystemet “Reservationsnummer - Bank ikke Bookhus”. Ved denne tekstopbygning vil posteringer med samme Reservationsnummer stå sammen når posteringer sorteres på tekstkolonnen.