Vejledning til import af posteringer fra Bookhus til økonomisystem

Oprettet af Robert Holm, Ændret den Wed, 24 Aug, 2022 kl. 8:51 AM af Robert Holm


INDHOLDSFORTEGNELSE


Udlæsning af posteringer fra Bookhus.


Der er 2 overordnet metoder at sætte trække data ud fra Bookhus. Denne beskrivelse vil gennemgå det store udtræk. Med dette menes at der trækkes data ud pr hus, og at div konti er opsat i Bookhus så de matcher de konti der findes i jeres økonomi system. I modsætning til det lille udtræk hvor der ikke afstemmes per hus, men blot trækker totale indtægter ud.

 

Benytter man den lille metode vil man bruge samme lister, dog vil du skulle lave afstemningen manuelt, da udtrækket ikke vil placere indtægterne pr hus, men i en total sum.

 

Vi anbefaler at man sætter Bookhus op, til det store udtræk.

 

Under menupunktet Administration i Bookhus finder du elementet Økonomi under fanen Generelt.

 

I elementet Økonomi klikker du på “Økonomiudtræk” for at hente posteringer.

 

I skærmbilledet Generer udtræk har du mulighed for at oprette et nyt udtræk eller hente tidligere generede udtræk. 

 

Det anbefales at funktionen “Ikke tidligere hentet” benyttes for at sikre at alle posteringer der ikke tidligere er udlæst, vil blive udlæst. Klik på knappen “Generer udtræk” og når udtrækket er generet, hentes filen ved at klikke på knappen “Hent” i den øverste linje i listen.



Antal rækker kan bruges til kontrol i forbindelse med import i økonomisystemet, hvor der skal være samme antal rækker i kassekladden der importeres til.

 

Udtrækket er i formatet .csv (semikolonsepareret) og gemmes typisk i mappen overførsler, hvorfra filen kan importeres i økonomisystemet.

 

Før der kan udlæses posteringer, skal der laves en opsætning af kontonumre i Bookhus, se vejledningen herunder.


Opsætning af kontonumre i Bookhus til Stort udtræk


Under menupunktet Administration i Bookhus finder du elementet Økonomi under fanen Generelt.

 

I elementet Økonomi klikker du på “Kontonumre” for at sammenkoble finanskontonumre fra kontoplanen i økonomisystemet til kontotyperne i Bookhus.


 

Klik på “Tilføj ny” og udfyld felterne

Kaldenavn = Kontonummeret fra økonomisystemet

Konto = Se vejledningen herunder

Hus = Vælg et specifik hus til f.eks. Lejeindtægtskonti eller “Alle” til f.eks Bankkontoen


Bookhus har følgende opsætningsmuligheder for kontonumre på posteringer der kan overføres til økonomisystemer.

 

Navn

Egenskab

Beskrivelse

Husleje

Lejeindtægter

Sættes pr hus/emne

Bank

Beløb på banken

Fælles for alle huse/emner

Tilgodehavender

Debitorsamlekonto

Fælles for alle huse/emner

El

El-indtægter

Sættes pr hus/emne

Depositum

Depositumsbeløb til senere modregning

Fælles for alle huse/emner

Kan også være pr hus/emne

Periodisering

Periodiseringskonto mellem bookingdato og ankomstdato for lejeindtægter

 

Rabat1

Rabatbeløb

Sættes pr hus/emne

Rabat2

Rabatbeløb

Sættes pr hus/emne

Afbestilling

Beløb der ikke tilbagebetales ved afbestilling

Sættes pr hus/emne

Andet

Beløb vedr. andet salg

Sættes pr hus/emne

Tilvalg

Beløb vedr. salg af tilvalgsprodukter eks rengøring

 

Underkonto

 

 



Posteringernes opbygning


Booking

Beskrivelse

Dato

Beløb

Konto

Hele lejebeløbet

Bookingdato

Debit

Tilgodehavende

Hele lejebeløbet

Bookingdato

Kredit

Periodiseringskonto

Hele lejebeløbet

Ankomstdato

Debit

Periodiseringskonto

Hele lejebeløbet

Ankomstdato

Kredit

Ferieboligenes omsætningskonto

 

Indbetaling

Beskrivelse

Dato

Beløb

Konto

Indbetalt beløb

Indbetalingsdato

Debit

Bankkonto

Indbetalt beløb

Indbetalingsdato

Kredit

Tilgodehavende

 

Udbetaling/Tilbagebetaling

Beskrivelse

Dato

Beløb

Konto

Udbetalt beløb

Udbetalingsdato

Kredit

Bankkonto

Udbetalt beløb

Udbetalingsdato

Debit

Ferieboligens omsætningskonto


Eksemple på opsætning

Et billede, der indeholder bord

Automatisk genereret beskrivelse

 

 

Afstem af indtægter på de enkelte huse

 

Under Administration - > fanen generelt -> rapporter

 

Et billede, der indeholder tekst

Automatisk genereret beskrivelse

 

Fanen Økonomi rapporter - > Afstemningsliste

 

Et billede, der indeholder tekst

Automatisk genereret beskrivelse

 

Rapporten viser lejeindtægter samt indtægter for ekstraopkrævninger og elafregning for alle bookinger, der ligger i den valgte periode.
Hvis en booking er slettet tæller den ikke med.
Der vises også hvor meget der er indsat på afbestillingskontoen for emnet. Her tæller slettede bookinger med.

 

Trækkes listen ud i Excel kan denne let bruges til at afstemme med.

 

Et billede, der indeholder bord

Automatisk genereret beskrivelse

 

Afstemning af forudbetalinger ved årsafslutning

Her kan du med fordel bruge listen Booking oversigt (Excel)., Listen viser en oversigt over alle bookinger og deres indbetalinger.

 

 

 

 

Et billede, der indeholder bord

Automatisk genereret beskrivelse

 

Denne indstilling benyttes til afslutning for året 2021. Benyt altid næste regnskabsår som udgangs til forudbetalinger.

 

 

Indtægterne vises i kolonne M 

Et billede, der indeholder bord

Automatisk genereret beskrivelse

 

Ved at summere disse i Excel pr hus, kan man finde totalen for forud indbetalinger.

 

Et billede, der indeholder bord

Automatisk genereret beskrivelse

 

 

Korrektioner i Bookhus

 

Der kan være mange grunde til at man har brug for at korrigere posteringer i Bookhus, for at sikre at disse stemmer med økonomisystemet. Dette ses ofte, hvor transaktioner sker direkte fra økonomisystemet uden om Bookhus.

 

I dette tilfælde er det vigtigt at man ajourfører Bookhus, således at Bookhus udtrækket stemmer med økonomisystemet. 

 

For at lave en korrektion skal du gå ind på bookingen.

 

Administration -> Generelt -> Håndter bookinger.

Åben den booking der skal korrigeres, og gå til fanen Bookinghistorik.

Et billede, der indeholder bord

Automatisk genereret beskrivelse

 

Under Finans finder du en knap der hedder Opret Postering.

Her kan den nye postering oprettes og knyttes til debet og kredit konto svarende til jeres økonomi system.

 

 

Posteringen vil hentes ud ved næste udtræk, og afstemme posteringen i jeres økonomisystem.

 

Eksportfilens opbygning

Navn

Indhold

Anvendelse

ID

Systemid Bookhus

Benyttes ikke til import

GroupID

Systemid Bookhus

Benyttes ikke til import

BookingID

Reservationsnummer

Kan bruges som bilagsnummer i økonomisystem

Date

Bogføringsdato

Kan bruges som bogføringsdato i økonomisystem

Number

Reservationsnummer

Kan bruges som bilagsnummer i økonomisystem

AmountType

Debet eller Kredit

Nogle økonomisystemer har brug for at kende posteringstypen

Account1

Kontonummer

Finanskontonummer i økonomisystem

Account2

Emneid i Bookhus

Kan bruges som afdeling i økonomisystem

Text

Posteringstekst - Beskrivelse, Dato og Emneid

Kan bruges som posteringstekst i økonomisystem

Amount

Beløb (Negativt fortegn ved kredit)

Kan bruges som beløb i økonomisystem

CPR

Kan være CPR nummer på lejer

Bruges ikke i økonomisystem

Quickpay

YES eller (blank)

Bruges ikke i økonomisystem

Betalingsmåde

Betalingskorttype

Bruges ikke i økonomisystem

Rækketype

Fortæller rækkens type

Bruges ikke i økonomisystem

Date

Bogføringsdato

Kan bruges som bogføringsdato i økonomisystem

 

Økonomisystemet

Håndtering af posteringer i økonomisystem

Import af posteringer

Der kan med fordel oprettes en separat kassekladde i økonomisystemet til import af posteringer fra Bookhus, så der kan laves en ekstra kontrol på antal af eksporterede og importerede posteringer. Når posteringer er importeret og antallet kontrolleret kan det være en god ide at bogføre kassekladden.

Der bør ikke ændres i dato, kontonummer, tekst og beløb på importerede posteringer, da der så vil være differencer mellem udlæsning fra Bookhus og bogførte posteringer i økonomisystemet.

Bogføring af reguleringer

Når bankkontoen afstemmes op mod kontokortet for bankkontoen i økonomisystemet, kan der forekomme posteringer fra Bookhus, der ikke har resulteret i ind- eller udbetalinger på bankkontoen. Dette kan eksempelvis ske omkring et månedsskifte, hvor en booking er oprettet og betalt i Bookhus den sidste dato i måneden og først registreret på bankkontoen i starten af den efterfølgende måned. Disse posteringer kan med fordel konteres på en periodiseringskonto med teksten “Reservationsnummer - Bookhus ikke Bank” og når posteringen i efterfølgende måned findes på bankkontoudtoget og ikke er på kontokortet i økonomisystemet “Reservationsnummer - Bank ikke Bookhus”. Ved denne tekstopbygning vil posteringer med samme Reservationsnummer stå sammen når posteringer sorteres på tekstkolonnen.

Var denne artikel nyttig?

Fantastisk!

Tak for din feedback

Beklager, at vi ikke var nyttige

Tak for din feedback

Fortæl os, hvordan vi kan forbedre denne artikel!

Vælg mindst én af grundene
Captcha-bekræftelse er påkrævet.

Feedback sendt

Vi sætter pris på din indsats og vil forsøge at rette artiklen